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MEGASYS bietet mit der ARTEC EMA® eine flexible Komplettlösung für ein ganzheitliches und sicheres Datenmanagement: Von der zentralen Erfassung über die effiziente Nutzung, bis zur sicheren Speicherung und rechtskonformen Archivierung aller relevanten Unternehmensdaten.
Dank ausgeklügelter Sicherheitskonzepte (wie Verschlüsselung, digitale Signaturen und Trusted Computing) bleiben die Daten jederzeit zuverlässig vor Cyberangriffen geschützt. EMA® erzeugt eine vollkommen separate, abgesicherte und verschlüsselte Kopie aller relevanten Unternehmensdaten. So schaffen Sie einen Ort, der wie ein „Datentresor“ für Attacken und Kriminelle unsichtbar und damit unerreichbar ist. Selbst im Falle eines Angriffs stehen die beschädigten Dateien wieder schnell zur Verfügung. Ein nahezu unterbrechungsfreies Arbeiten wird ermöglicht.
Grundsätzlich wichtig zu wissen: E-Mails mit geschäftlichen Inhalten werden im kaufmännischen Verkehr als Handelsbriefe (gemäß §257 Handelsgesetzbuch) eingestuft und unterliegen damit den gleichen Aufbewahrungspflichten wie normale Geschäftsbriefe.
Für die Praxis bedeutet das unter anderem, dass steuerlich und buchhalterisch relevante E-Mails bis zu zehn Jahre lang, E-Mails mit anderen geschäftlich bedeutsamen Inhalten bis zu sechs Jahre lang revisionssicher aufzubewahren sind.
Neben den Bestimmungen des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenordnung spielen auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz „GoBD“), die Basel II-Richtlinien und der Sarbanes-Oxley Act eine wichtige Rolle für die Pflicht zur E-Mail-Archivierung.
Paragraf 147 der Abgabenordnung (AO) nennt als aufzubewahrende Unterlagen neben anderen empfangene und versendete Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Die GoBD wird für Unternehmen vor allem dann wichtig, wenn Finanzbeamte bei Betriebsprüfungen auf die IT-Systeme zugreifen. In den Grundsätzen wird unter anderem festgelegt, dass steuerlich relevante Daten in einem maschinell auswertbaren Format bereitgestellt werden und durch die spezielle Prüfsoftware der Finanzverwaltung erfassbar sein müssen.
Die neue Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), teilweise auch unter der englischen Bezeichnung GDPR bekannt, regelt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Die Verordnung ist für alle Unternehmen und Organisationen relevant, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten. Dabei müssen klar formulierte Schutzziele rund um Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten sowie die Belastbarkeit der Systeme und Dienste eingehalten werden.
Genau an dieser Stelle kann das Archivierungs- und Informationsmanagement-System EMA® als wichtiger Baustein im Rahmen einer übergeordneten DSGVO-Strategie ins Spiel kommen. Die vielfach praxisbewährte Lösung ermöglicht es, einen sicheren, transparenten und manipulationsgeschützten „Hafen“ für sämtliche Unternehmensdaten zu schaffen. Dies gilt für alle relevanten Dokumenten- und Dateitypen, also von E-Mails, über klassische Schriftstücke bis hin zu Dateien in Filesystemen sowie Sprachaufzeichnungen. Selbst riesige Informationsmengen in verteilten Datenbeständen lassen sich durch die globale EMA®-Volltextsuche über das gesamte Netzwerk in kürzester Zeit durchsuchen. Um rechtliche Anforderungen und Compliance-Regelungen zu einer rechtkonformen und termingerechten Löschung umzusetzen, können zudem automatische Workflows nach bestimmten Zeiträumen zur Löschung eingerichtet werden.
Das Thema „Vertraulichkeit“ der Daten wird dabei übergreifend durch ein ausgeklügeltes Verschlüsselungskonzept sowie klar definierte Zugriffsregeln inklusive Vier-Augen-Prinzip sichergestellt.
Die Vorgaben des Basel II-Abkommens müssen von Banken bei der individuellen Bonitätseinstufung von Unternehmen berücksichtigt werden. Dem jeweiligen Risikomanagement ist in diesem Zusammenhang ganz besondere Aufmerksamkeit zu schenken: hierzu zählt auch die Umsetzung der E-Mail-Archivierungspflicht. Haben Unternehmen hier Defizite, muss mit einer Herabsetzung der Bonität bis hin zur Verweigerung von Krediten gerechnet werden.
Der Sarbanes-Oxley Act ist ein US-Bundesgesetz, das die an US-Börsen gelisteten Firmen und deren ausländischen Tochtergesellschaften betrifft, aber auch alle Unternehmen, die mit diesen Handel betreiben. Es beinhaltet in erster Linie Regeln zur Verbesserung der Unternehmensberichterstattung.
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