Email-/Dokumenten-Archivierung
Gesetzeskonform, leicht zu bedienen, schnell implementiert

Die Anzahl der Emails in den Postfächern wächst und wächst. Eine Suche über tausende Emails hinweg ist oft mühsam und langwierig. Ein Aussortieren scheint aussichtslos. Kommt Ihnen das nicht auch bekannt vor?

Die wachsende Datenmenge langfristig zu speichern und bei Bedarf wieder bereit zu stellen, ist eine spannende Herausforderung. Rechtssicherheit oder "IT-Compliance" ist eine weitere wichtige Anforderungen, denen sich Unternehmen und Organisationen stellen müssen (z.B. aus der AO, GoBS & GDPdU oder dem Sarbanes-Oxley-Act). MEGASYS begegnet dieser Entwicklung durch kompetente und umfassende Analyse und Beratung, um die geeignete technische und organisatorische Lösung für jede Unternehmensgröße anzubieten:

Email-Archivierung mit EMA® – einfach und professionell
Innerhalb weniger Minuten kann EMA® in jede bestehende IT- und E-Mail-Infrastruktur integriert werden und ist nach erfolgreicher Installation sofort betriebsbereit. EMA® funktioniert dabei unabhängig von vorhandenen Hardwarekomponenten und verwendeten Betriebssystemen. Bereits vorhandene Emails aus gängigen Mailsystemen können mit dem optionalen Importmodul übernommen werden.

Jede ein- und ausgehende Email wird fortan von EMA® automatisch digital verschlüsselt und signiert im Archiv abgelegt. Archivierte Emails lassen sich mit nur einem Mausklick sofort wiederherstellen. Über ein Web-Interface können alle Funktionen mit einem herkömmlichen Browser individuell konfiguriert werden. Das optionale Single-Sign-On Modul vereinfacht den täglichen Umgang mit der EMA® zusätzlich.

Einmal konfiguriert und im Netzwerk integriert, übernimmt EMA® selbstständig alle Aufgaben, die zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften (GDPdU, Sarbanes-Oxley, Basel II) und wirtschaftlich relevanten Anforderungen zum Datenschutz, zur Aufbewahrung und zur Langzeit-Archivierung von Emails notwendig sind.

Print to Archive® erweitert EMA® zum Komplettarchiv für alle elektronischen Dokumente und erlaubt es Anwendern, alle oder ausgewählte Daten während des Druckvorgangs komfortabel und sicher digital zu archivieren. Um EMA® via Print to Archive® als Dokumenten-Archiv zu nutzen, bestimmt der Administrator über das EMA®-Benutzerinterface lediglich einen oder mehrere seiner vorhandenen Drucker als „Archivdrucker“. Zusätzliche Änderungen an vorhandener Software- oder Hardware sind nicht notwendig. Ein Druckvorgang bleibt danach im herkömmlichen Sinne bestehen – das Dokument wird wie gewohnt auf Papier ausgedruckt, zusätzlich jedoch automatisch digitalisiert und im EMA®-Archiv abgelegt. Eine gewöhnliche Papierablage wird dadurch überflüssig.

Scan to Archive® Rechnungen, Verträge, Akten und Korrespondenz: Klassische, papiergebundene Dokumente begleiten Unternehmen auch weiterhin. Mit EMA® – Scan to Archive® lassen sich solche Schriftstücke auf einfache Weise digital erfassen und rechtskonform archivieren. Das Modul ermöglicht den vollautomatischen Scan der Dokumente, die anschließend direkt mit den bewährten EMA®- Sicherheitsmerkmalen (elektronische Signatur, Zeit-/Datumsstempel, Verschlüsselung) versehen und dem Unternehmensarchiv zugeführt werden.

 

File to Archive® Viele Vorgänge und Prozesse im Unternehmen sind unmittelbar mit Dateien verbunden. Um im Sinne einer ganzheitlichen Archivierungsstrategie alle Geschäftsvorfälle lückenlos zu protokollieren, müssen daher auch Daten aus File-Systemen rechtssicher aufbewahrt und für den späteren Zugriff bereitgehalten werden.

Veränderungen in den File-Systemen werden kontinuierlich registriert und die betreffenden Dateien automatisch auf Basis vorauswählbarer Regelungen archiviert. Das Modul File to Archive® erweitert die Appliance EMA® über den reinen Mail- und Dokumentenbereich hinaus und bildet die Schnittstelle zum Dateiarchiv für Files aller Typen.